Vos informations ne servent qu’à vous répondre.

Qui est responsable

Le responsable du traitement est Jérôme POPA, entrepreneur individuel (EI) exerçant sous la marque CA Conciergerie — SIREN 830 367 454 — Royal Cap, bâtiment C, appartement 317, 95 avenue Jacques-Yves Cousteau, 06270 Villeneuve-Loubet, France — contact@ca-conciergerie.fr. Le site est hébergé en France par OVH SAS (Roubaix).

Ce que nous collectons

Uniquement ce que vous nous transmettez volontairement : par les formulaires du site (identité, coordonnées, informations sur un bien, dates et préférences de séjour, informations professionnelles pour les partenaires, message libre), par e-mail, par téléphone ou par WhatsApp.

• Avec votre accord seulement, le site dépose les cookies de mesure d’audience de Google Analytics (voir plus bas). Aucun cookie de publicité ni de réseau social.
• Une préférence de langue (FR / EN) peut être mémorisée dans votre navigateur ; elle ne quitte pas votre appareil.
• Les formulaires sont transmis à notre messagerie ; une copie de chaque demande est gardée dans notre outil de gestion, hébergé en France chez OVH et accessible à nous seuls, le temps de la traiter, avec nos notes de suivi (rappels, rendez-vous, étapes de l’étude) (voir « Combien de temps »). Aucun profilage n’est réalisé.
• Après une visite, l’étude de votre bien (nos observations, quelques photos du logement, le chiffrage et notre proposition) vous est remise par un lien privé, consultable six mois ; nous la gardons avec votre demande.
• Lors d’un rendez-vous, nous notons votre projet et l’état du bien, avec quelques photos. Nous les gardons trois ans au plus après le dernier échange, et nous les effaçons avec votre demande.
• Pour vous répondre et préparer l’étude, nous pouvons nous faire aider du modèle Claude d’Anthropic (États-Unis), qui traite ces textes pour notre compte sans s’en servir pour entraîner ses modèles : brouillon de réponse à partir du contenu de votre demande (commune, type de bien, dates, message), mise au propre de nos notes de visite et, si vous lisez l’anglais, traduction de l’étude. Pour l’analyse de votre annonce, nous pouvons lui transmettre son texte et ses photos, sans nom ni coordonnées ; les prix relevés restent chez nous. Après un rendez-vous, nous pouvons lui transmettre nos notes, sans nom ni coordonnées, pour préparer le récapitulatif que nous vous envoyons. Ni votre nom, ni votre adresse e-mail, ni votre téléphone ne lui sont transmis ; nous relisons chaque texte avant de vous l’envoyer.
• Pour limiter les envois abusifs, une empreinte chiffrée de votre adresse IP est conservée 24 heures au plus.
• Pour une demande d’étude ou de séjour, un accusé de réception automatique vous est envoyé, au texte fixe : rien de ce que vous avez écrit n’y est recopié. Pour n’en envoyer qu’un par adresse et par jour, une empreinte chiffrée de votre adresse e-mail est gardée trois jours au plus.
• Les polices de caractères sont hébergées sur le site : aucune requête n’est faite à un service tiers pendant votre visite.
• Si vous nous écrivez sur WhatsApp, l’échange passe par ce service de Meta, selon ses propres conditions. Le lien du site ouvre seulement la conversation, avec un premier message que vous pouvez modifier.

Pourquoi

Pour répondre à votre demande : préparer une étude de bien, répondre à une demande de séjour, examiner une candidature de partenaire, ou traiter une question. La base de ce traitement est votre demande elle-même (mesures précontractuelles) ou notre intérêt légitime à y répondre.

Qui reçoit vos informations

CA Conciergerie, et, si un contrat ou un séjour se concrétise, les prestataires strictement nécessaires à son exécution (par exemple un photographe ou une entreprise de ménage), informés de ce qui les concerne seulement. Vos informations ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des fins de prospection pour le compte de tiers. Les services techniques qui les traitent pour notre compte sont listés plus bas (Nos prestataires).

Combien de temps

Les demandes sans suite sont conservées au plus trois ans après le dernier échange, puis supprimées. Les informations liées à un contrat ou à un séjour sont conservées le temps de la relation et des obligations légales qui en découlent.

• Études de bien (photos comprises) : trois ans après leur dernière modification.
• Analyses d’annonces (photos comprises) : effacées avec la demande ou les données du bien auxquelles elles se rapportent.
• Journal de sécurité (connexions, actions sur les comptes, demandes de rapport d’estimation et rendez-vous, avec l’adresse IP) : six mois.
• Relevés, factures et justificatifs : dix ans, comme la loi l’impose aux pièces comptables (Code de commerce, art. L123-22).
• Sauvegardes : chaque semaine, la base de notre outil de gestion et de l’espace propriétaire est sauvegardée, chiffrée avant de quitter l’hébergement, puis copiée sur un second serveur en France. Une information effacée disparaît des sauvegardes au plus tard un an après.

Vos droits

Vous pouvez accéder aux informations qui vous concernent, les faire rectifier ou effacer, vous opposer à leur traitement, en demander la limitation ou la portabilité, dans les conditions prévues par le règlement général sur la protection des données. Il suffit d’écrire à contact@ca-conciergerie.fr. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez vous adresser à la CNIL.

Simulateur d’estimation

La page Estimation calcule ce que votre bien peut rapporter en location saisonnière. Pendant le calcul, rien n’est enregistré : l’adresse que vous tapez est envoyée au service de géocodage de l’État (Géoplateforme de l’IGN) pour vous proposer les adresses et situer le bien, puis sert au calcul (quartier, distance à la mer).

• Si vous demandez le rapport complet : vos prénom, nom, adresse e-mail et téléphone (facultatif), l’adresse du bien, vos réponses et les chiffres calculés sont enregistrés pour vous envoyer le lien de votre rapport et, si vous le souhaitez, vous rappeler. La base de ce traitement est votre demande.
• Le rapport reste consultable six mois par son lien privé, puis il est effacé. La demande elle-même rejoint les autres demandes du site (trois ans au plus, voir « Combien de temps »).
• Pour limiter les abus, une empreinte chiffrée de votre adresse IP est conservée un jour au plus.
• La demande de rapport est aussi inscrite à notre journal de sécurité, avec votre adresse e-mail et votre adresse IP, pendant six mois, pour repérer les envois abusifs.

Rendez-vous téléphonique

La page Rendez-vous vous permet de réserver un appel. Pour proposer les créneaux libres, notre outil lit les heures occupées de notre propre agenda ; rien n’est lu de votre côté.

• À la réservation : vos prénom et nom, votre téléphone, votre adresse e-mail, la commune du bien et votre message éventuel, avec l’heure de l’appel. La base de ce traitement est votre demande.
• L’appel s’inscrit dans notre agenda (iCloud d’Apple), avec vos coordonnées, pour que nous vous appelions à l’heure dite.
• Vous recevez une confirmation par e-mail, un rappel la veille si l’appel a été pris plus d’un jour à l’avance, et un lien privé pour annuler.
• La réservation et son annulation sont aussi inscrites à notre journal de sécurité, avec l’adresse IP (et votre adresse e-mail pour la réservation), pendant six mois, pour repérer les envois abusifs.
• Durée : un rendez-vous annulé est effacé au bout de six mois, les autres trois ans après l’appel ; votre demande suit les autres demandes du site (trois ans au plus après le dernier échange, voir « Combien de temps »).

Espace propriétaire

Les propriétaires dont nous gérons le bien disposent d’un espace connecté, que nous ouvrons nous-mêmes : il n’y a pas d’inscription libre. Il sert à suivre le calendrier du bien et ses relevés mensuels, à nous demander de bloquer des dates et à échanger avec nous. La base de ce traitement est l’exécution du contrat de prestation.

• Compte : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone et biens concernés. Le mot de passe n’est conservé que sous forme d’empreinte : nous ne le connaissons pas. Le secret de la double authentification est chiffré. Si vous créez une clé d’accès, nous n’en gardons que la partie publique, avec le type d’appareil et ses dates de création et de dernière utilisation : votre visage, votre empreinte et le code de votre appareil ne quittent jamais celui-ci.
• Calendrier : dates des séjours, plateforme et code de réservation, lus dans notre logiciel de gestion locative. Aucune information sur les voyageurs n’y figure.
• Relevés et factures : montants versés par les plateformes pour chaque séjour (sans information sur les voyageurs), frais de ménage, dépenses refacturées avec leurs justificatifs, factures et état de leur paiement.
• Suivi du bien et devis : anomalies, interventions, états des lieux et rapports de ménage de votre bien, avec leurs photos ; les devis que nous vous soumettons (dès 150 € TTC) et votre réponse, avec sa date. Documents du bien que nous déposons pour vous (contrat, attestations, diagnostics, notices), avec leur date de fin éventuelle, pour vous prévenir avant qu’ils expirent.
• Signature en ligne, si nous vous envoyons un document à signer (contrat, avenant) : le document et son empreinte, le nom que vous tapez, la date et l’heure, l’adresse IP et le type d’appareil au moment de la signature, et la confirmation par le code reçu par e-mail. Ces éléments prouvent votre signature ; ils sont gardés avec le document signé dix ans, comme la loi l’impose pour un contrat conclu en ligne (Code de la consommation, art. L213-1).
• Carnet d’entretien : les équipements du bien (chaudière, climatisation…), leur garantie, leur notice et les dates de leurs entretiens.
• Messages et pièces jointes (photos, documents PDF) : visibles seulement par vous et par CA Conciergerie. Les photos sont réenregistrées à l’envoi, ce qui efface leurs métadonnées, dont la position GPS.
• Journal de sécurité : connexions, tentatives échouées et actions sur le compte, avec l’adresse IP et le type d’appareil, conservé six mois pour protéger votre compte.
• Cookies strictement nécessaires, qui ne demandent pas d’accord : la session (12 heures au plus, ou 30 jours si vous choisissez « Rester connecté »), un jeton de sécurité des formulaires et un message de confirmation de quelques minutes. Aucune mesure d’audience dans l’espace.
• E-mails automatiques : réponses à vos demandes, nouveaux messages, alertes de sécurité et, si vous le souhaitez, nouvelles réservations (désactivables dans « Mon compte »).
• Notifications, si vous les activez dans « Mon compte » : l’adresse d’abonnement que votre navigateur nous remet (fournie par Apple, Google, Mozilla ou Microsoft, qui acheminent la notification chiffrée), avec le type d’appareil. Une notification ne contient jamais le texte d’un message. L’abonnement est retiré quand vous les désactivez ou vous déconnectez de l’appareil.
• Rédaction et traduction : les textes que nous vous écrivons dans l’espace (suivi du bien, devis, mot du mois, dépenses, documents, carnet d’entretien, réponses à vos demandes de dates, messages) peuvent être mis au propre à partir de nos notes et, si votre espace est en anglais, traduits par le modèle Claude d’Anthropic (États-Unis) ; vos messages sont alors traduits en français pour nous. Anthropic traite ces textes pour notre compte et ne s’en sert pas pour entraîner ses modèles. Seul le texte lui est transmis, avec les photos de l’annonce quand nous l’analysons : ni votre nom, ni vos coordonnées, ni les montants de vos relevés (le mot du mois peut être préparé à partir du nombre de nuits réservées et de ce qui s’est passé dans le bien). Nous relisons chaque texte mis au propre ou proposé ; la traduction est rangée avec le texte et effacée avec lui.
• Assistant de l’administration : pour préparer nos saisies, nous pouvons demander à ce même modèle de lire certaines données de l’espace (noms des biens et des propriétaires, dates des séjours, suivi du bien, devis, demandes de dates, messages échangés), jamais vos coordonnées ni les totaux de vos relevés. Il ne fait rien lui-même : chaque action qu’il prépare est relue et validée par nous avant de s’enregistrer. Ces échanges sont effacés trois mois après le dernier.
• Durée : les données de l’espace sont conservées pendant le contrat de prestation. À sa fin, votre compte reste ouvert, en lecture seule : pendant trois ans, vous consultez encore vos relevés, factures, bilans annuels, le suivi et les documents du bien (le calendrier et les demandes de dates s’arrêtent le jour où le contrat prend fin). Au terme de ces trois ans, l’accès se ferme et nous effaçons votre compte, vos messages et leurs pièces jointes, vos demandes de dates, vos traces dans le journal de sécurité, ainsi que les demandes, rendez-vous et études liés à votre adresse e-mail ; pour un logement dont vous étiez seul propriétaire, aussi son suivi, ses devis, ses documents et sa photo.
• Ce qui reste après cet effacement : les relevés, factures et justificatifs, conservés dix ans comme la loi l’impose aux pièces comptables (Code de commerce, art. L123-22), les documents signés en ligne et leur preuve de signature, conservés dix ans eux aussi (Code de la consommation, art. L213-1), avec la fiche du logement et son carnet d’entretien ; pour un logement que vous partagiez avec un autre propriétaire, son suivi, ses devis, ses documents et sa photo, qui le concernent aussi, vos réponses à ses devis étant réduites à la décision et à sa date, sans votre nom ni votre commentaire.
• Vous pouvez demander l’effacement plus tôt, en écrivant à contact@ca-conciergerie.fr : l’accès en lecture seule prend alors fin.

Accès des prestataires de ménage

Les entreprises de ménage qui travaillent avec nous peuvent recevoir un accès à l’espace, que nous ouvrons nous-mêmes, pour les logements que nous leur confions. La base de ce traitement est l’exécution du contrat de prestation et de notre contrat avec elles.

• Ce que voit le prestataire : le nom et la commune des logements confiés, les dates d’arrivée et de départ, la liste de contrôle du ménage et les consignes d’accès (conservées chiffrées). Jamais le nom du propriétaire, ni les voyageurs, ni les montants.
• Ce qu’il nous remet : le rapport après ménage, avec ses photos. « Tout est en ordre » paraît aussitôt dans l’espace du propriétaire ; un point signalé est d’abord relu par CA Conciergerie.
• Son compte : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone et logements confiés, avec le même journal de sécurité que l’espace propriétaire (six mois).
• Durée : le compte est désactivé à la fin de la collaboration, puis effacé. Ses rapports restent dans le suivi des logements, sans son nom.

Nos prestataires

Les services que nous utilisons, chacun pour sa seule tâche. Hormis la Géoplateforme et WhatsApp, qui appliquent leurs propres conditions, ils traitent ces informations pour notre compte.

• OVH SAS (Roubaix, France) : hébergement du site, de notre outil de gestion et de l’espace propriétaire, base de données, messagerie, et second serveur, en France, qui reçoit la sauvegarde chiffrée.
• GitHub (GitHub, Inc., États-Unis) : la tâche automatique qui copie chaque nuit cette sauvegarde vers le second serveur. L’archive est chiffrée avant de quitter l’hébergement : ni GitHub ni ce serveur ne peuvent la lire.
• Guesty (Guesty, Inc., États-Unis) : notre logiciel de gestion locative (calendriers et réservations des logements gérés). Transfert encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
• Indy (France) : établissement des factures aux propriétaires ; données hébergées dans l’Union européenne.
• Google (Google Ireland Limited et Google LLC) : mesure d’audience, seulement avec votre accord (voir « Cookies et mesure d’audience ») ; Google LLC est certifiée au cadre de protection des données UE–États-Unis.
• Anthropic (États-Unis) : le modèle Claude, pour la rédaction assistée, les traductions et l’analyse d’annonces décrites plus haut, sans vos nom ni coordonnées. Transfert encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
• Apple (agenda iCloud) : les rendez-vous téléphoniques pris en ligne y sont inscrits.
• Services de notification des navigateurs (Apple, Google, Mozilla, Microsoft) : ils acheminent, chiffrées, les notifications de l’espace propriétaire, si vous les activez.
• Géoplateforme de l’IGN (service public français) : elle reçoit l’adresse tapée dans le simulateur, envoyée par notre serveur, pour la situer.
• Brevo (France) : envoi des e-mails automatiques, seulement si nous l’utilisons ; sinon, ils partent de notre messagerie chez OVH.
• WhatsApp (Meta) : seulement si vous choisissez de nous y écrire.

Cookies et mesure d’audience

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